Chapitre 2
Règles de présentation de la correspondance

 

Aperçu
Introduction Le présent chapitre explique toutes les règles communément utilisées pour la présentation de n'importe quel type de correspondance.
Dans ce chapitre Ce chapitre contient les éléments suivants :
Élément Page
Justification à gauche 2-2
Marges 2-2
Espacement vertical 2-2
Numérotation des paragraphes et des alinéas 2-2
Titres 2-3
Caractères 2-5
Tableaux 2-5
Page 2-2
Justification à gauche

 

Présentation La correspondance administrative présente une justification à gauche et la ponctuation demeure minimale. Toutes les lignes commencent à la marge de gauche.
Marges

 

Papier à en-tête Une marge de gauche de 1,5 po et une marge de droite d'un pouce sont recommandées.
Autres documents Les marges sont à la convenance du signataire. Toutefois, on recommande des marges d'un pouce en haut, en bas, à gauche et à droite.

 

Espacement vertical

 

Règle On laisse une ligne en blanc entre chaque élément du document.
Numérotation des paragraphes et des alinéas

 

OTAN/MDN/FC
SI le corps contient ALORS
un paragraphe le paragraphe ne sera pas numéroté, mais les alinéas le seront.
deux ou plusieurs paragraphes ils seront numérotés successivement.
LORSQUE ALORS
les alinéas sont utilisés ils seront identifiés en alternant les lettres et les chiffres.
Cote de sécurité Veuillez consulter la référence V concernant la cote de sécurité.
Exemple

1.(PB) ___________________________:

 

a.(PB) ___________________________;
 
b.(U) __________________________:

    (1)(U) ___________________________;
 
(2)(U) ___________________________:
     

(a)(U) ___________________________;

(b)(U) ___________________________.

2.(U) ___________________________

Renfoncement Le renfoncement d'un demi-pouce à la première ligne d'un paragraphe ou d'un alinéa est recommandé.
Public Les paragraphes ne sont pas numérotés dans les documents adressés à des destinataires civils.
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Titres

Règle Le titre occupe une place distincte et ne fait pas partie du texte.
Titre de partie et de chapitre Un document qui est long ou qui nécessite d'être divisé par souci de clarté peut être divisé.
En premier lieu, en parties identifiées au moyen de chiffres romains (p. ex., Partie V), avec ou sans titre
Ensuite, sous forme de chapitres identifiés au moyen de chiffres arabes (p. ex., Chapitre 6) avec ou sans titre.
Titre en rubrique Sous un titre de rubrique, on trouve un ou plusieurs paragraphes qui portent sur le même sujet général.
Les paragraphes ne sont pas numérotés.
Titre de paragraphe et d'alinéa Un titre de paragraphe ne décrit que le sujet traité dans le paragraphe ou paragraphe et ses alinéas.
Présentation Les titres sont illustrés comme suit :
PARTIE I - TITRES
CHAPITRE 1 - TITRES DANS LA CORRESPONDANCE
TITRE DE RUBRIQUE
1. Titre de paragraphe.
2. Titre de paragraphe.
a. Titre d'alinéa.
b. Titre d'alinéa.
TITRE DE RUBRIQUE
3. Titre de paragraphe.
a. Titre d'alinéa.
b. Titre d'alinéa.
4. Titre de paragraphe.
CHAPITRE 2 - TITRES DANS LES RAPPORTS
5. Titre de paragraphe.
Règle typographique
SI le titre est LORS le titre sera
une partie, un chapitre ou une rubrique en majuscules et souligné.
un paragraphe et un alinéa souligné et la première lettre en majuscules.
Séquence L'utilisation de titres ne change pas la séquence de numération qui se poursuit tout au long du texte.
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Caractères

Clarté Le style de caractère est décidé par le signataire. Toutefois, pour faciliter la lisibilité, la grosseur minimale du caractère est de 12 car/po. Il incombe au signataire de s'assurer que le style de caractère doit être lu ou utilisé par le destinataire si le document est transmis par un moyen électronique ou lu par un lecteur optique.
Tableaux
Présentation On peut souvent présenter l'information de façon plus claire sous forme de tableau. Les tableaux sont un excellent moyen de présenter un ordre du jour et un procès-verbal. Pour simplifier la référence précise à un élément d'un tableau et permettre l'ajout de modifications, les lignes et les colonnes peuvent être indiquées de la manière suivante :
• Les lignes (ou s'il y a lieu, les éléments d'information qui renferment plus d'une ligne) sont précédées d'un numéro (chiffre arabe) dans la colonne de gauche. Si on doit subdiviser les numéros, on indiquera les numéros secondaires de la même manière que les alinéas.
• Les colonnes (y compris celle qui renferme le numéro) sont indiquées en minuscules et entre parenthèses, indication qui devrait être placée sur une ligne distincte sous le titre de la colonne. Le titre de la colonne lui-même n'a pas besoin d'être répété sur les pages subséquentes.
Table des matières
Chapitre 1
Chapitre 2
Chapitre 3
Chapitre 4